Wolfgang Wöhrmann - CAFM mit Visio - Einführung

CAFM und Gebäudeinformationssysteme sind im modernen Gebäudemanagement nicht mehr wegzudenken. Mit ihnen lassen sich Gebäudedaten erfassen, verwalten und grafisch darstellen. Während des gesamten Lebenszyklus' der Immobilie haben sie sich als unentbehrliche Werkzeuge zur Planung Organisation und Kostensenkung etabliert.

So nützlich diese Programme auch sind, so schwierig ist meist ihre Auswahl, Implementierung und Handhabung. Ganz zu schweigen von den teilweise immensen Kosten für die Anschaffung des Produktes und für die Schulung der Anwender. Eine in diesem Kontext stetig wiederkehrende Kritik ist dabei die Überdimensionierung der bestehenden Systeme, deren ungenutzte Ressourcen mitbezahlt werden mussten.

Gebäudemanager und Verwalter, die über die Anschaffung eines CAFM-Systemes nachdenken, haben nun eine interessante Alternative. Die Lösung heißt: Visio Aided Facility Management! Dahinter verbirgt sich ein Gebäudeinformationssystem auf der Basis des Grafikprogrammes Visio. Zusammen mit Microsoft Access oder Excel lassen sich Anwendungen erstellen, die herkömmlichen CAFM-Systemen in nichts nachstehen. Mit einer Ausnahme: CAFM-Systeme sind in der Regel erst ab 20.000 Euro zu haben. Mit Visio und z. B. Access realisierte Lösungen sind ab 2.000 Euro lauffähig, inklusive der Anschaffung von Visio.

In Deutschland ist Visio als Instrument zur Realisation von Gebäudeinformationssystemen einem breiterem Publikum im Bereich des Facility Managements durch eine Publikation der Zeitschrift "Der Facility Manager" aus dem Jahre 2002 bekannt gemacht worden. Hier die Einzelseiten:

In den Anfangsjahren wurde Visio - speziell aus dem Kreis der GEFMA-Mitglieder - noch als Hobby-Anwendung belächelt, bis bekannt wurde, dass auch sehr große Institutionen wie die Berliner Verkehrsbetriebe sich dieses Instrumentes bedienen, um ihre gesamten Liegenschaften (Gebäude und Schienennetzwerk) einschließlich der Einrichtungen und Personen zu verwalten.

Dieses Projekt wurde übrigens von der Schweizer Firma digital-graphics realisiert und betreut. Deren Geschäftsführer, Herr Hüppi gilt als der Nestor der gesamten Technik und hat mit Visio schon GIS-Projekte bewerkstelligt, als das Programm in Deutschland noch für ein Malprogramm gehalten wurde. Er ist ausgebildeter Architekt der Eidgenössischen Technischen Hochschule in Zürich. Für Projekte ähnlicher Größenordnung mit Anbindung an professionelle Datenbanken wie SQL-Server, Oracle o.ä. ist er uneingeschränkt zu empfehlen.
Lassen Sie sich von dem eher unscheinbaren Internet-Auftritt der digital-graphics nicht irritieren. Die Mitarbeiter sind Spezialisten für Visio, nicht für Internet-Auftritte.

Geht es Ihnen hingegen um die Realisierung eines Gebädeinformationssystemes mit

• Import und Konvertierung von CAD-Daten nach Visio
• Erstellung von Raum-, Möbel-, Geräten- und Personen-Shapes
• Im- und Export der der Daten von und nach Visio / Excel / Access
• Raumverwaltung
• Umzugsmanagement
• Durchführung von Inventuren

dann brauchen Sie im Grunde kein Komplettpaket, sonder Fachleute mit detaillierten Kenntnissen in Visio, Erstellung und Anwendung relationaler Datenbanken, der einschlägigen Gesetze und Vorschriften und hinreichender Erfahrung in der Realisation entsprechender Projekte.
Wenn Sie eine Steuererklärung mit Excel machen wollen, kaufen Sie sich ja auch kein hochtrabendes "Excel-based-Tax-Calculation" Programm, sondern suchen sich einen Excel-Fachmann mit Steuergesetzkenntnissen oder einen Steuerberater mit Excel-Kenntnissen.
Ähnliches gilt für Visio-basierte Gebäudeinformationssysteme unter Visio, die man später zu kompletten CAFM-Systemen erweitern kann. Hier kann ich Ihnen entsprechende Kenntnisse und Erfahrungen anbieten.

Eine Liste realisierter bzw. noch in Arbeit befindlicher Projekte finden Sie auf der Seite: Referenzen! Als sinnvoller Einstieg in diese Technik hat sich eine mindestens zweitägige Schulung erwiesen, die ich in Zusammenarbeit mit verschiedenen Bildungsträgern, oder auch als Inhouse-Seminar anbiete.

Bei dieser Schulung werden Sie auch als EDV-Normalanwender verstehen, wie ein sinnvolles, auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmtes Gebäudeinformationssystem erstellt und bedient werden kann. Neben den theoretischen Grundlagen wird hierfür vor allen Dingen das praktische Handwerkszeug vermittelt. Es wird ein komplettes Gebäude konstruiert und bemaßt. Es werden Gebäudeelemente wie Wand-, Fenster-, Raum- und Möbel-Schablonen erstellt und mit intelligenten Datenfeldern verknüpft, also all' das, was Sie auch in meinem Seminarkonzept finden.
Diese Musterlösung mit allen Zeichnungen und vorkonfigurierter Datenbank wird Ihnen übergeben, um auf Grundlage dieses Prototyps Ihr eigenes Gebäudeinformationssystem schnell und effizient zu realisieren.

Eine ausführliche Darstellung, die weit über das beigefügte Seminarkonzept hinausgeht und auch Themen wie alternative Datenbankschnittstellen (DAO, ADO .NET), verfeinerte Auswertungstools (auch grafisch) abhandelt, finden Sie in der im Expert-Verlag erschienenen Monographie CAFM mit Visio.
Hier werden auch die bisher in den verschiedenen Versionen vorhandenen Programmfehler vorgestellt und Techniken, wie man diese umgehen kann.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, mir - nach Rücksprache - eine Gebäudegrundriss (bis zu ca. 30 Räume) zu übersenden, der zum Schulungstermin von mir kostenlos nach Visio konvertiert und mit "intelligenten" Raum-Shapes versehen wird. Auch der Export dieser Daten in ein Excel-Datenblatt und eine ACCESS-Tabelle erfolgt kostenlos.